Робочі зустрічі жахливі. Ось як зробити їх краще.

Намагаючись зрозуміти, чому зустрічі так сильно всмоктуються, це може допомогти використати аналогію нашого швидко руйнуючого рибальства. Рибалка дійсно не має жодних стимулів припиняти рибальство, і країни не можуть повністю погодитися, хто повинен відповідати за те, що риба підпадає під їх юрисдикцію. Отже, ніхто нічого не робить, щоб виправити ситуацію, ймовірно, пограбуючи майбутнім поколінням шанс жувати на пряних рулонах тунця та смаженої риби-меч, яку ми насолоджувалися таким великим достатком.

Культура навколо зустрічей на робочому місці страждає від подібної проблеми. Хоча більшість зборів мають де-факто лідера, хтось працює на виставці, ніколи робота цієї людини не «зрозуміє, як проводити хороші зустрічі». Люди також сприйняли поточний стан речей як неминучі: ми знаємо, що зустрічі смокчуть, я завжди смоктала, так навіщо витрачати час на те, щоб зробити їх кращими? Як наслідок, вони продовжували наповнювати наші графіки трагедією на робочому місці.

"Це сприймається як належне середовище", - розповідає Джозеф Аллен, професор промислової та організаційної психології Університету Небраски в Омасі. Обернено. "Ми знаємо, що ми повинні їх мати, але ми не ставимо за ними багато енергії. І якщо всі на зустрічі не намагатимуться зробити це краще, то це не зміниться … і це дивно, коли хтось намагається зробити їх кращими."

Оскільки наша здатність спілкуватися один з одним з роками покращувалася, в іронічному повороті, кількість часу, яке ми витрачаємо на зустрічі, фактично збільшилася. Зараз працівники витрачають у засіданнях в середньому 23 години на тиждень, у порівнянні з менш ніж 10 у 1960-х. Сімдесят один відсоток старших менеджерів, опитаних в недавньому дослідженні, наводиться на Harvard Business Review сказав, що зустрічі вважають неефективними та непродуктивними. Майже стільки згаданих зустрічей також заважало їм виконувати свою роботу. Аллен, який разом з кількома колегами з університету Клемсон недавно завершив всебічний огляд майже 200 наукових праць про зустрічі, каже, що це занадто багато годин. Їхні висновки нещодавно були опубліковані в журналі Поточні напрямки в психологічній науці.

Той факт, що зустрічі часто дратують або непотрібні, не означає, що вони несуттєві.

"Ми повинні змусити людей з різною інформацією про проблему зібратися разом і знайти надію інноваційне та творче рішення", - розповідає Аллен. Обернено. «Зустрічі дозволяють нам співпрацювати, допомагати нам отримати ресурси, необхідні для проекту, приймати рішення. Вони дійсно, дуже важливі. Але ми повинні бути дуже обережними щодо надмірного використання ».

Інша проблема зі зборами полягає в тому, що, незважаючи на те, наскільки вони насправді розчаровуються і важливі, вони насправді не все так добре вивчені. Для його огляду на цю тему, Аллен і його команда вивчили кожен що вони могли знайти, що вони були написані з 2006 року, трохи менше 200. Це може здатися дуже багато, але коли ви вважаєте, що більше 1000 статей було опубліковано на тему лідерства, оскільки минулого року і ви починаєте усвідомлювати, що насправді ми не знаємо так багато про те, як провести хорошу зустріч, як це можливо.

На щастя, 200 або близько того досліджень, які Аллен і його команда розглянули зробив запропонувати деякі рекомендації про те, як ми можемо зробити зустрічі трохи кращими.

Обіймимо запрошення до вступу

Аллен каже, що дослідження пропонують нам більше використовувати запрошення ввічливості. Одна з найбільших проблем зі зборами фактично походить від добрих намірів; ми прагнемо запрошувати занадто багато людей, які не повинні бути там. Невмілі, нудні учасники зустрічаються з отрутою, але в той же час ви також не хочете виключати когось, у кого може бути більш нюансова або дивовижна причина бажання бути в кімнаті. Щоб вирішити цю проблему, Аллен пропонує прийняти запрошення від ввічливості: запросити, де ви дуже чітко визнаєте, що ви тільки запрошуєте їх як ввічливість і що вони, ймовірно, можуть пропустити його. Люди люблять пропускати зустрічі.

Убийте звіт про стан

Є цілий жанр зустрічей, що неймовірно поширений і не слугує меті, говорить Аллен: «Круглий робан», «ось що до всіх» - доповідь про стан, де люди йдуть по колу і пояснюють, що вони роблять або поділяти прогрес на даному проекті. Таку інформацію необхідно поширювати в електронному вигляді, а скликання всіх - вербалізувати - це марна трата часу. Як лаконічно сказав Аллен: «Якщо це не пов'язано з проектом, нам не потрібна ця зустріч».

Скарги на скасування, але не жарти

Після того, як відбудеться зустріч, висновки Олена свідчать, що насправді дуже важливо створити простір для гумору. Сміх допомагає залучити людей до бесіди, яка сприяє участі (що, зрештою, є сенс зустрічі в першу чергу.) З іншого боку, Аллен каже, що існує дуже велика небезпека для скарги, яка може здатися гарною. нешкідливий (“Чи ти подивитися на сьогоднішній день? ”)), але може сприяти відчуттю віддаленості та безнадійності.

Не запізнюйтеся

Хоча зустрічі, на яких ніхто не говорить, або де одна людина домінує в бесіді, очевидно, є проблематичною, Аллен каже, що дослідження показує, що на сьогоднішній день найбільш підступною проблемою зі зборами є затримка. Хоча "перебування вчасно" здається досить очевидним протоколом мірою до якої одна людина, яка запізнилася всього на шість хвилин на зустріч, може зірвати все це насправді досить шокує. Одне з досліджень Ален і його команди, наприклад, намагалися знайти відмінності в культурному ставленні, що оточує запізнення в Китаї, Чилі, Італії, США, Німеччині та Нідерландах. Це всі різні культури на робочому місці, з різними цінностями навколо роботи, і тому команда Аллена розраховувала знайти культурні відмінності в термінах важливості пунктуальності. Вони взагалі не були.

"Існує деяка драматична послідовність у розчаруваннях, що з'являються пізно на зустрічі", говорить Аллен. «Ви думаєте, що культура країни, їхнє домашнє життя, хто вони, як людина, вплине на їхню оцінку досвіду зустрічі, але ми виявили, що разом з глобалізацією економіки, відбулася глобалізація такого роду середовище офісних приміщень. ”

У цих роз'єднаних, поляризованих часів, одне з небагатьох речей, які ми все є спільне те, що ми хочемо, щоб люди поважали наш час. І коли ви запізнюєтеся, люди не просто сидітимуть і не тушатимуться куди б не хотіли; вони також культивують погані почуття щодо не тільки цієї зустрічі, але й всіх зустрічей які з'являться в майбутньому. Іншими словами, коли ви запізнюєтеся на зустріч, ви не просто зіпсуєте цю зустріч для людей там, але ви допомагаєте зруйнувати власну концепцію зустрічей. Що нагадує мені, я, напевно, повинен бути реактивний.

Це була адаптована версія нашого Стратегія щотижневий бюлетень, щотижневий виклад найбільш доречних фінансових, кар'єрних та способів життя, які вам потрібні, щоб жити найкраще. Я - Джеймс Деннін, редактор інновацій у Обернено. Якщо у вас є гроші або питання про кар'єру, які ви хотіли б бачити тут, надішліть мені листа за адресою [email protected] - і передайте стратегію за цим посиланням!